Sous la responsabilité du responsable de service, l’agent assure : les missions de support RH et administratif auprès des agents du service, de coordination de la logistique des besoins du service, d’assistance et de collaboration avec l’ensemble de l’équipe encadrante du service. Il prend en compte les contraintes budgétaires ainsi que les principes de la certification ISO9001 dans ses pratiques et s’inscrit dans la stratégie de la démarche qualité quand cela est possible.
1/ Gestion des dossiers administratifs et RH
- Veiller à la mise à jour quotidienne des plannings (environ 25 agents répartis sur différents sites) ;
- Elaborer le planning des astreintes des opérateurs hydrocureur ;
- Etablir des bilans en lien avec le temps de travail, les formations ;
- Mettre à jour le suivi des dossiers du personnel (ordre de mission, congés, formation, passeport
sécurité …) ; - Saisir et transmettre les états de frais validés par les responsables de pôle, contrôler les anomalies
éventuelles en lien avec le planning, veiller à la cohérence ; - Formaliser le dossier d’accueil des nouveaux agents.
2/ Gestion administrative des dossiers techniques
- Élaborer les dossiers administratifs de convention et prendre en charge l’ensemble des étapes du circuit de contractualisation ;
- Élaborer les dossiers technico-administratifs des investigations eau et assainissement (réception des
demandes, enregistrement, création des dossier, impression de plans, …) ; - Participer à l’élaboration des outils de suivi et à leur mise à jour ;
- Participer au montage des dossiers de subvention ;
- Assurer la traçabilité du suivi des dossiers ;
- Participation à la préparation et au suivi des dossiers concernant le service, proposés en instance.
3/ Gestion logistique
- Élaborer les outils de suivi des données logistique et les tableaux de bords ;
- Suivre et renseigner ces outils pour les besoins en VL, PL, EPI, outillage, informatique, mobilier et
immobilier ; - Participer au suivi budgétaire des dépenses, en collaboration avec les chefs de pôle et le chef de service ;
- Gérer les stocks par anticipation des consommations et inventaire ;
- Assurer la traçabilité des dotations
- Effectuer les commandes (demande de devis, établissement des bons de commande, suivi de
l’avancement) ; - Collaborer étroitement avec les fournisseurs, le service achat et le service comptabilité afin de garantir une réactivité forte.
4/ Communication, coordination et transversalité
- Assurer la gestion du courrier/courriel de SGE (relève pluriquotidienne, enregistrement, affectation) ;
- Assurer, en fonction des besoins, la communication du service auprès des autres services de Réseau31 ;
- Organiser des réunions particulières (rencontre de partenaires, interservices de Réseau31, interne au
service) ; - Garantir l’agenda du service concernant les échéances fonctionnelles redondantes (instances, état de
frais, mises à jour périodiques administrative telles que : ordre de mission, budget, …) ; - Participer à la bonne communication auprès des agents de SGE et veiller à la bonne diffusion des
communications internes.
ACTIVITÉS COMMUNES AU SERVICE/A LA DIRECTION
- Participer à la structuration du nouveau service ;
- Aider ponctuellement les agents du Syndicat – assurer la suppléance inter-service de DASTC ;
- Aider ponctuellement les agents du service ;
- Participer à l’accueil, l’aide et au suivi des stagiaires du service ;
- Participer à la circulation et à la diffusion des informations, par le biais notamment des outils de
communication interne et externe (site Intranet, affichage, site Internet, …) ; - Participer à la mise en place de nouveaux projets ;
- Appliquer les documents en vigueur (règlements, chartes, documents qualité, etc.…).